[아웃룩 2013] Outlook 2013 부재중 자동 회신 설정 하기

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회사에서 가장 많이 사용하는 프로그램 중 하나가 Microsoft Office의 아웃룩일 것입니다. 그러나 매일 컴퓨터에 붙어 있는 것도 아니고 출장도 가야하고 휴가도 가야하고 사무실을 비워야 하는 상황이 생기면 메일을 확인하는데 제한이 생기는데요. 메일을 보내는 사람을 위해서라도, 본인을 위해서라도 부재중 자동 회신을 설정해 놓는 것이 좋습니다.


오피스 2013의 Outlook 2013을 기준으로 작성되었으며,

이전 버전을 사용하더라도 메뉴 위치가 다를 뿐 크게 다르지 않을 것이라 생각됩니다.


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▲ 아웃룩 2013을 실행 후 좌측 상단에 [파일]을 클릭하면 위와 같은 창이 나타납니다. 자동 회신 (부재 중)을 찾아 클릭합니다.


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▲ 기본값으로는 '자동 회신 보내지 않음' 으로 설정이 되어 있고, '자동 회신 보내기'로 설정을 하면 아래에 내용을 입력할 수 있습니다.


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▲ 수동으로 자동 회신을 설정/해제를 할 수 있고 자동으로 이 기간 동안 자동 회신이 작동되게 설정할 수 있습니다.

사내에서 온 메일 뿐만 아니라 외부에서 온 메일에 대해서도 자동 회신을 설정할 수 있습니다. 이렇게 나누어져 있는 이유는 내부에서 사용하는 메일 서버와 외부에서 들어오는 메일 서버가 나뉘어 있기 때문입니다.


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▲ 자동 회신 메일을 작성한 후 설정을 해 놓으면 위와 같이 '자동 회신을 보내고 있습니다.' 라고 나타납니다. 이렇게 설정이 되어 있으면 설정이 되어 있는 기간 동안에는 메일을 받으면 자동으로 설정한 메시지를 답장하여 지금 부재중이어서 메일을 확인할 수 없다는 메시지를 전달할 수 있습니다.


회사에서 부재중일 경우 꼭 설정해 놓는 것이 좋겠죠 :)




[아웃룩 2013] 메일 데이터 백업 후 복구 시키기

| 아웃룩 계정 설정 | 아웃룩 데이터 백업 





회사에서 메일을 사용하다보면 자체 메일을 사용할 수도 있겠지만, 마이크로소프트 오피스의 아웃룩을 사용하는 곳도 많이 있을 것이라 생각됩니다. 실제로 제가 많이 사용하는 소프트웨어 중 하나이기도 하고요.


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최근, 회사의 PC교체가 있었는데요, 새 PC의 아웃룩에 메일계정을 연동시키니 그동안 보내고 받았던 메일이 전부 다 다운로드 되어 들어오지 않더군요. 아마 POP3와 SMTP 프로토콜의 한계점이라 생각됩니다.


이러한 PC교체가 이루어질 때 그동안 사용했던 보낸메일, 받은 메일의 데이터를 그대로 백업해서 새 PC로 이관시키는 작업을 알아보겠습니다.

뭔가 거창해 보이지만 사실 간단한 작업입니다.



아웃룩 2013 데이터 파일 백업 및 복구



먼저, Outlook 2013을 켜야겠지요.


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데이터를 백업할 PC(구PC)에서 아웃룩을 키고 [파일] - [정보] - [계정 설정]으로 들어갑니다.


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저같은 경우에는 Exchange ActiveSync로 연결되는 outlook.com 계정은 새 PC로 연결을 해도 전부 데이터를 다운로드 받아 오는데, 회사메일인 @xxx.co.kr 계정은 POP/SMTP 프로토콜을 이용해서 연결을 해놓아서 그런지 새로 계정을 연결하면 그동안 주고받았던 메일 데이터를 다 받아오지 않더군요.


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두번째 탭인 [데이터 파일] 로 가서 회사메일인 @xxx.co.kr을 클릭하고 [파일 위치 열기] 를 눌러줍니다.

그러면 해당 메일의 데이터 파일이 저장되어있는 폴더가 열리게 되는데요,



여기서 아웃룩 2013을 꺼주도록 합니다.

복사 및 붙여넣기를 할 파일이 아웃룩 2013에서 직접적으로 접근하는 파일이기 때문에 파일 교체를 하기위해서는 아웃룩 2013을 꺼줘야 데이터를 교체해 줄 수 있습니다.


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이곳에서 데이터 파일의 교체를 해주어야 합니다.

확장자는 (.pst)라는 확장자를 사용하네요. 

위의 사진은 새로운 PC의 폴더로, 데이터파일을 넣어줄 PC의 폴더입니다.


먼저 @xxx.co.kr 계정을 새 PC에 계정설정을 하니 Outlook데이터가 9MB정도가 들어왔습니다. 그리고 그 아래에 @xxx.co.kr_backup이라는 파일은 구PC에서 같은 방법으로 들어간 경로에서 사용했던 메일의 데이터 파일을 가져온 상태 입니다. 약 500MB정도의 데이터 파일이 있지요.


그러면 이제 데이터를 교체해 줘야 하는데요, @xxx.co.kr의 파일명을 다른 것으로 (예를들면 @xxx.co.kr_byebye) 로 하고 @xxx.co.kr_backup 의 파일명을 @xxx.co.kr로 바꿔주는 겁니다.


이렇게 새 PC에서 파일명을 바꿔주고 아웃룩 2013을 키면,

기존의 PC에서 보내고 받았던 메일들, 첨부파일들이 전부 들어와 있는 것을 확인할 수 있을 겁니다. 또한, 전화번호부와 일정까지 전부 들어와 있는 것 또한 확인할 수 있을 겁니다. 


아웃룩 2013 에서는 단지 데이터파일의 파일명으로 데이터를 구분하기 때문에 같은 파일명으로만 바꿔치기 해 주는 것으로 기존과 동일한 환경을 만들어 줄 수 있습니다.




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