[Excel 2013] 엑셀 VLOOKUP 함수 | 엑셀 함수 고수처럼 보이기

회사에서 필요한 엑셀 함수






회사에서 업무를 하면서 가장 많이 사용하는 프로그램 중 하나가 엑셀이라고 생각합니다. 엑셀을 잘 다루면 회사에서도 아주 좋아라 하는 것을 느낄 수 있는데요. 엑셀 함수 잘 몰라도 잘 하는 것 처럼 보여서 이쁨 받을 수 있는 함수를 소개해 드리려고 합니다. 아주 유용하게 사용할 수 있는 함수, VLOOKUP 함수 입니다.



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VLOOKUP


LOOKUP 함수에는 VLOOKUP과 HLOOKUP이 있는데요, 여기서 V는 Vertical로 세로로 되어있는 데이터 구성에서 사용합니다. 대부분의 데이터가 이러한 세로로 되어있을 듯 합니다. 참고로 H는 Horizontal로 가로로 되어있는 데이터에서 사용하겠죠.



먼저 VLOOKUP 함수의 구성은

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

이렇게 되어 있습니다.


저는 엑셀 함수를 사용할 때 한글로 말을 하듯이 풀어서 생각을 하는데요. 말로 풀어보면 

=VLOOKUP(이 값이, 이 범위에 있으면, 그 값이랑 같은 행의 몇번째 값을 보여줘라, 그 값이 정확히 일치하면)

이정도로 해석을 하면서 함수에 값을 반영합니다. 한번 이해해 놓으면 다른 종류의 데이터, 다른 경우도 반영해서 사용하기가 쉽거든요. (저만 그런 걸수도 있습니다.)


이렇게 말로만 풀면 이해하기 어려울 수도 있으니 간단한 예와 시나리오를 통해서 보면서 한번 해보도록 하겠습니다.



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좀 길죠. DB로 사용할 데이터 입니다. 데이터는 실제 데이터가 아닌 가상의 데이터이니 오해가 없었으면 합니다.


데이터는 간단하게 성명, 사번, 휴대폰 번호, 사내번호를 넣어보았습니다. 이름은 중복되는 이름이 있을 수 있지만 사번, 전화번호, 사내번호는 겹치는 번호가 없겠죠.


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여기서 시나리오를 한번 작성해 보면서 예를 들어보도록 하겠습니다.

오른쪽 아래를 보면 참가자 리스트라는 것이 보이는데요, 상사가 이번 세미나 참가자 리스트를 주면서 해상 사원들의 사번과 전화번호를 넣어 달라고 부탁을 했습니다.


물론, 한명한명 이름을 검색해서 하나하나 넣을 수 있겠죠. 34명 정도니까요. 그러나 이 참가자가 100명이 되고 200명이 되고 그러면 한명한명 검색해서 넣기에는 짜증도 나고 귀찮겠죠. 이럴 때 사용할 수 있는 것이 VLOOKUP 함수 입니다.


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일일히 하나하나 검색해서 수동으로 넣는 것이 아닌 함수로 자동으로 긁어와서 순식간에 모든 참가자의 사번과 전화번호를 입력할 수 있었습니다. 엄청난 귀찮음을 한번에 해결할 수 있는 것이죠. DB와 한번 같이 보면서 어떻게 했는지 살펴보도록 하겠습니다.


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오른쪽 참가자 리스트에서 C3 셀을 기준으로 한번 보도록 하겠습니다.

먼저 함수는 =VLOOKUP(A3,[DB.xlsx]Sheet1!B$2:E$101,3,FALSE)와 같이 작성을 했는데요, 한글로 먼저 풀어 보면 (A3의 값이, DB.xlsx 파일 Sheet1에 B2부터 E101까지의 범위 안에 있으면, 그 값이랑 같은 행의 3번째 값을 보여줘라, 그 값(A3)이 범위 내에서 정확히 일치하는 값이 있으면) 정도로 풀이할 수 있겠습니다.


첫번째 줄을 보면 A3 셀에 '이선수' 라는 값이 있습니다. 이 값이 DB시트 B2:E101에 있으면, 그 값과 같은 행의 3번째 값인 전화번호 010-2366-3582가 나오는 것이죠.


주의할 점

1) 범위를 정할 때 찾을 값이 가장 범위 앞에 있도록 해야 합니다. 예를 들어, 범위를 B2:E101로 했는데요, 기준이 되는 찾을 값이 A3의 '성명' 이기 때문에 성명이 시작하는 B2에서부터 범위를 지정해 준 것입니다. 

2) 범위를 '절대참조'로 해야 합니다. 전화번호에 함수를 작성 하고 아래로 쭉 내리면 A3값이 A4, A5, ...로 한칸씩 내려가면서 범위도 같이 내려가기 때문입니다.

3) 상사에게 참가자 리스트 파일을 전송해 드릴 때는 같은 파일, 다른 시트에 DB내용을 복사해놓고 함수를 적용해야 온전히 내용이 전달됩니다. DB.xlsx파일은 본인의 컴퓨터에만 있기 때문에 DB.xlsx 파일이 없으면 데이터를 가져올 수가 없으므로 에러가 나게 됩니다.




글로 설명을 하려니 어렵네요... 사실 이걸 보고 이해를 할 수 있을 지 모르겠습니다...

질문은 댓글로 부탁드립니다. 아는 한도에서 대답해 드리도록 하겠습니다 !





[오피스 2013] 엑셀, 파워포인트의 부족한 단축키를 채워준다

작업 반복 단축키 F4 | 표 단축키






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요즘 오피스, 그 중 엑셀, 파워포인트를 정말 많이 사용하면서 느끼는 점은 표를 다룰 때 단축키가 정말 너무 심하게 불편하다는 점이다.


엑셀, 파워포인트에서 표를 많이 다루는 편인데, 오피스에 비해 한글은 정말 표에 대한 단축키가 잘되어 있어서 마우스에 손을 가져갈 필요가 없지만 오피스는 항상 마우스에 손이 가있어야 하는 불편함이 있다.


그런 부족한점을 조금이나마 해소해 줄 단축키를 소개한다.


그 단축키는 바로



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F4이다.

일상적으로 컴퓨터를 사용하면서 F4를 사용할 때는 실행중인 창 종료할 때 Alt + F4 말고는 거의 사용되지 않는 펑션키(Function Key)이지만, 오피스에서 아주 유용하게 사용되고 있다.


이 F4키의 기능은 '마지막에 한 작업 반복' 이라고 하겠다.

실제 사용 예를 보면서 한번 어떻게 작동하는 단축키인지 살펴보도록 하자.



엑셀에서 표 작업을 하다보면 은근히 많이 하는 일이 '병합하고 가운데 맞춤' 기능이다.

그런데 이 '병합하고 가운데 맞춤'은 단축키가 없다.

뭐 여기저기 보면 빠른실행도구에 등록해놓고 사용하라는데, 언제까지 그렇게 마우스를 움직이거나 빠른실행도구 단축키를 사용해서 하기엔 적어도 나에겐 익숙하지가 않다.



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예를들어 위와 같은 표를 만든다고 하면, 보통 아래와 같이 작업을 할 것이다.


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마우스나 키보드로 하나로 병합할 셀을 선택한 다음에

저 위에 있는 병합하고 가운데 맞춤을 마우스로 클릭해줘야 한다.


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그렇게 해서 위와같이 셀을 병합하는 경우가 은근히 많은데, 이게 갯수가 적으면 하나하나 일일히 할 수 있겠지만 갯수가 많아지면 이것도 은근히 노동이다.



여기서 F4 마지막 작업 반복 단축키를 사용하면,

처음에 한번만 마우스로 대한민국 부분의 셀을 '병합하고 가운데 맞춤'을 하면

그 다음부터는 셀을 드래그 하고 F4, 다음 셀을 드래그 하고 F4... 이렇게 계속 F4키만 눌러주면 마지막에 한 작업을 반복하게 해준다.

그러면 일일히 마우스를 움직이면서 계속 반복적인 일을 하지 않아도 F4만 눌러주면 된다.



이는 엑셀 뿐만 아니라 파워포인트에서 표 작업을 할 때도 적용된다.

파워포인트는 표작업 할 때 엑셀보다 더 엉망진창이다.



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위와 같이 병합할 셀을 묶은 후 '마우스 오른쪽 클릭' - '셀 병합'을 해야 하는데 계속 마우스를 가지고 해야 한다.


파워포인트에서도 마찬가지로 처음 한번만 해주면 그 다음부터는 F4로 마지막으로 한 작업을 반복해주면 일일히 마우스 클릭을 하지 않아도 된다.




이는 꼭 표에서만 그런 것이 아닌 거의 모든 작업에서 적용이 가능하다.

폰트 크기를 12에서 14로 바꾼다던지, 도형의 색을 바꾼다던지 등등...


유의할 점은 마지막으로 한 작업만 반복한다는 점.

예를들어 폰트 크기를 14로 변경하고 굵게(Bold)를 하면 마지막으로 작업한 굵게만 적용이 되고 폰트 크기는 변하지 않는다.



반복작업이 많은 경우에 사용하면 좋을 단축키 F4이다.



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